Vakanzkosten berechnen: Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet

Eine Stelle ist seit drei Monaten offen. Auf dem Papier sieht das harmlos aus, manchmal sogar günstig: Das Gehalt zahlst du ja nicht, also sparst du erst mal. Genau dieser Gedanke ist der teuerste Irrtum im Recruiting. Denn während die Position leer bleibt, läuft die Arbeit nicht einfach weiter wie vorher. Sie bleibt liegen, wandert auf überlastete Kolleg:innen oder wird teuer überbrückt.

Vakanzkosten sind die Summe aus entgangener Wertschöpfung und Zusatzaufwand, die entsteht, solange eine Stelle nicht besetzt ist. Die gängige Faustformel dafür: Tageswert der Stelle × Anzahl der Vakanztage, plus Überbrückungs- und Recruiting-Kosten. Eine amtliche, allgemeingültige Formel gibt es nicht. Jede seriöse Vakanzkostenzahl ist eine begründete Schätzung, kein bilanzieller Wert. Wie du sie trotzdem belastbar berechnest und wo die Rechnung trügt, bekommst du hier.

Was sind Vakanzkosten?

Vakanzkosten (englisch Cost of Vacancy) bezeichnen den wirtschaftlichen Schaden, der einem Unternehmen entsteht, weil eine Stelle über einen bestimmten Zeitraum unbesetzt bleibt. Gemeint ist vor allem die Leistung, die diese Stelle in der Zeit eigentlich erbracht hätte, ergänzt um die Mehrkosten der Überbrückung.

Zwei andere Begriffe gehen dabei oft durcheinander. Recruitingkosten sind das Geld, das du für die Besetzung ausgibst: Anzeigen, Tools, Vermittlerhonorar, Arbeitszeit im Auswahlprozess. Vakanzkosten dagegen entstehen durch das Nichtstun, also dadurch, dass die Stelle leer steht. Beides zusammen ergibt das volle Bild der Kosten einer Neubesetzung. Der zweite Teil ist der, der in den meisten Kalkulationen schlicht fehlt.

Was kostet eine unbesetzte Stelle im Schnitt?

Eine ehrliche Antwort vorweg: Eine seriöse Pauschalzahl, die für jede Stelle stimmt, existiert nicht. Die Kosten hängen zu stark von Gehalt, Funktion, Branche und Dauer ab. Was es gibt, sind Orientierungsgrößen aus amtlichen Quellen, und die zeichnen ein deutliches Bild.

Der wichtigste Hebel ist die Dauer. Laut Statistik der Bundesagentur für Arbeit lag die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit über alle gemeldeten Berufe Anfang 2026 bei 165 Tagen (gleitende Jahressumme, Stand Februar/März 2026). Für Stellen auf Fachkraft-Niveau ist es noch etwas mehr. In echten Engpassberufen wird daraus eine Dauerbaustelle: In der Altenpflege erreichte die Vakanzzeit zuletzt fast 300 Tage.

Dass dahinter ein struktureller Mangel steckt und kein Einzelfall, zeigt die IAB-Stellenerhebung: Im vierten Quartal 2025 gab es bundesweit rund 1,26 Millionen offene Stellen. Das Institut der deutschen Wirtschaft beziffert den Produktionsverlust durch fehlende qualifizierte Arbeitskräfte für 2024 auf rund 49 Milliarden Euro, allerdings als Modellrechnung, die nur den reinen Produktionsausfall erfasst.

Konkrete Euro-Beträge pro Stelle kursieren auch, die meisten stammen aber von Recruiting-Dienstleistern und sind Modellrechnungen mit eigenem Interesse. Der Personaldienstleister StepStone etwa nannte einmal einen Durchschnitt von rund 29.000 Euro pro unbesetzter Stelle. Solche Zahlen taugen als grobe Hausnummer, nicht als Beleg. Mein Rat: Rechne lieber mit deinen eigenen Werten.

Wie berechnest du Vakanzkosten? Die Formel

Die am weitesten verbreitete Berechnung geht so: (Bruttojahresgehalt ÷ Arbeitstage pro Jahr) × Vakanztage × Wertschöpfungsfaktor. Der erste Teil ergibt den Tageswert der Stelle, multipliziert mit der Dauer und einem Faktor, der abbildet, dass eine Stelle in der Regel mehr erwirtschaftet, als sie an Gehalt kostet.

Diese Logik geht auf den US-Personalexperten Dr. John Sullivan zurück, der sie schon 2005 beschrieben hat. Er selbst stellt ihr einen entscheidenden Satz voran: Es gebe keine standardisierte Formel für Vakanzkosten, weil die entscheidenden Faktoren stark von Position, Branche und Situation abhängen. Genau deshalb sind die drei Stellschrauben so wichtig:

• Arbeitstage pro Jahr: Üblich sind je nach Rechenweise 220 (nach Abzug von Wochenenden, Urlaub und Feiertagen) bis 250 (reine Werktage). Welchen Wert du nimmst, verändert das Ergebnis spürbar, deshalb solltest du ihn offenlegen.
• Wertschöpfungsfaktor: In der Praxis wird mit 1 bis 3 gerechnet. Faktor 1 für einfache Tätigkeiten, etwa 2 für Fachkräfte, bis 3 für Führung oder hochspezialisierte Rollen. Diesen Faktor stützt die Praxis auf Erfahrungswerte; ein gemessener Festwert steckt nicht dahinter. Ab Faktor 2 lohnt sich eine Abstimmung mit der Finanzabteilung.
• Zusatzkosten: Was die Grundformel nicht erfasst, kommt oben drauf: Überbrückung durch Überstunden, Leiharbeit oder Freelancer, dazu die Recruitingkosten der Wiederbesetzung.

Eine sauberere, aber aufwendigere Variante zieht außerdem die eingesparten Personalkosten ab, schließlich zahlst du das Gehalt während der Vakanz ja nicht. Dann erhältst du die Netto-Opportunitätskosten statt des Bruttoschadens. Für eine erste Hausnummer reicht die Grundformel, für eine interne Argumentation gegenüber dem Controlling ist die Nettorechnung ehrlicher.

Ein Rechenbeispiel, das die Bandbreite zeigt

Nehmen wir eine Fachkraft mit 60.000 Euro Bruttojahresgehalt, 250 Arbeitstagen und einer Vakanz von 90 Tagen. Das Tagesgehalt liegt damit bei 240 Euro. Mit Wertschöpfungsfaktor 2 erwirtschaftet die Stelle rechnerisch 480 Euro pro Tag, das ist ihr Tageswert.

480 € × 90 Tage = 43.200 Euro für ein Quartal, brutto gerechnet.

Jetzt der ehrliche Teil, und der ist für die interne Argumentation entscheidend. Diese 43.200 Euro sind der Bruttoschaden. Das Gehalt, das du während der Vakanz ja gar nicht auszahlst, steckt da noch drin. Rechnest du es heraus (240 Euro Tagesgehalt plus rund 21 Prozent Arbeitgeber-Lohnnebenkosten), bleiben netto noch etwa 17.000 Euro. Setzt du obendrein einen vorsichtigeren Faktor 1,5 an, verschiebt sich alles weiter nach unten.

Die Spanne ist also groß: grob 17.000 bis 43.000 Euro für ein und dieselbe Stelle, je nachdem, wie ehrlich oder wie plakativ du rechnest. Das gehört zur Methode und ist der Grund, warum eine einzelne Zahl in der Präsentation immer angreifbar bleibt. Eine centgenaue Vakanzkostenzahl gibt es nicht. Was bleibt, ist ein belastbarer Korridor.

Damit du das nicht von Hand durchrechnen musst, kannst du den Vakanzkosten-Rechner auf dieser Seite nutzen. Du gibst Stellenzahl, Vakanzdauer und Gehalt ein und bekommst deinen Kostenkorridor sofort. Über die Option „eingespartes Gehalt gegenrechnen“ schaltest du zwischen der plakativen Brutto- und der ehrlichen Netto-Zahl um. Alles läuft in deinem Browser, es werden keine Eingaben gespeichert oder übertragen.

Warum du die Zahl mit Vorsicht behandeln solltest

Wer Vakanzkosten berechnet, sollte die Schwächen der Rechnung kennen, sonst argumentiert man mit einer Scheinpräzision, die schnell auffliegt. Vier Punkte sind mir wichtig:

Nicht jede Stelle erwirtschaftet linear Wertschöpfung. Bei umsatznahen Rollen wie Vertrieb oder Beratung trägt die Formel gut. Bei reinen Overhead-Funktionen ist der Tageswert deutlich schwerer zu fassen und der Faktor reine Annahme.

Die Arbeit bleibt selten komplett liegen. In der Realität fangen Kolleg:innen einen Teil auf. Der direkte Verlust ist dadurch oft niedriger als der Bruttoschaden, dafür entstehen Folgekosten durch Überlastung. Der DIHK-Fachkräftereport zeigt, dass über die Hälfte der Unternehmen mit Engpässen von steigender Arbeitsbelastung der Belegschaft berichtet. Diese Belastung ist real, nur eben schwer zu beziffern.

Eingesparte Personalkosten gehören gegengerechnet. Wer das Gehalt während der Vakanz nicht abzieht, überschätzt die Kosten systematisch.

Auch die offizielle Vakanzzeit hat Grenzen. Die 165 Tage der Bundesagentur messen die Spanne vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle, und sie erfassen nur gemeldete Stellen. Das ist nicht dasselbe wie deine tatsächliche Besetzungsdauer. Vakanzzeit, Time-to-Hire (Erstkontakt bis Vertrag) und Time-to-Fill (Bedarf bis Arbeitsbeginn) sind drei verschiedene Dinge, die gern verwechselt werden.

Mein Fazit zur Methodik: Nutze die Rechnung als Argumentationshilfe und Größenordnung, nicht als exakte Bilanzposition. Genau so eingesetzt, hält sie auch der Nachfrage aus dem Controlling stand.

Was du gegen hohe Vakanzkosten tun kannst

Wenn die Dauer der größte Kostentreiber ist, dann ist die wirksamste Stellschraube auch klar: Besetze schneller. Jeder Tag, den du die Time-to-Hire verkürzt, spart dir exakt den Tageswert aus deiner Rechnung. Bei der Fachkraft aus dem Beispiel sind das 480 Euro pro Tag.

Der Engpass sitzt dabei meist am Anfang: in der Suche nach passenden Kandidat:innen. Wer hier eine vorqualifizierte Pipeline hat, startet nicht bei null. Genau das leistet ein gepflegter Talentpool: eine Sammlung von Menschen, die du schon kennst und die grundsätzlich interessiert sind. Eine besonders unterschätzte Quelle dafür sind zweitplatzierte Bewerber:innen, die du bereits aufwendig geprüft hast und die trotzdem nach der Absage aus dem Blick geraten.

An diesem Punkt setzt die Idee hinter Matchcrafters an. Statt qualifizierte Absage-Kandidat:innen verschwinden zu lassen, bekommen sie über einen Link in der Absage-Mail die Möglichkeit, sich DSGVO-konform in einen Talentpool einzutragen. Du zeigst damit Wertschätzung, selbst bei einer Absage, und sicherst dir gleichzeitig Zugriff auf vorqualifizierte Talente, die aktiv auf Jobsuche sind. Wenn die nächste ähnliche Stelle aufgeht, fängst du die Suche nicht wieder von vorn an. Den Fachkräftemangel löst das nicht im Alleingang. Aber an genau der Stelle, an der Vakanzkosten entstehen, der Dauer, ist es ein konkreter Hebel. Wie eine wertschätzende Absage und ein Talentpool zusammenspielen, vertieft der Beitrag Absagen als Chance.

Vakanzkosten als Argument für Personalvermittler

Für Personalvermittler und Headhunter ist die Vakanzkostenrechnung mehr als Theorie, sie ist ein Verkaufsargument. Der häufigste Einwand im Erstgespräch lautet sinngemäß: „Ihr Honorar ist mir zu teuer.“ Mit der Rechnung im Rücken lässt sich das einordnen.

Ein Beispiel: Kostet eine offene Stelle das Unternehmen rund 480 Euro pro Tag, summiert sich das über drei Monate Eigensuche schnell auf über 40.000 Euro. Gelingt dir eine Besetzung sechs Wochen früher, hast du dem Kunden im Gegenwert mehr gespart, als dein Honorar ausmacht. Diese Brücke macht aus einer Kostendiskussion eine Investitionsrechnung. Wer dafür eine vorqualifizierte Quelle braucht, findet im Beitrag abgelehnte Kandidaten als Sourcing-Quelle einen konkreten Ansatz, und unter Für Personalvermittler beschreibt Matchcrafters, wie der Zugang zum Talentpool für Vermittler gedacht ist.

Fazit

Eine unbesetzte Stelle kostet ab dem ersten Tag, auch wenn auf dem Gehaltskonto erst mal Ruhe ist. Die Formel dafür ist simpel, ihre Annahmen sind es nicht: Faktor und Arbeitstage entscheiden über die Höhe, und ehrlich gerechnet bekommst du einen Korridor, keine exakte Zahl. Genau das macht sie aber brauchbar, sowohl um intern Budget für schnelleres Recruiting zu rechtfertigen als auch um einem Kunden zu zeigen, was Warten wirklich kostet. Rechne deine eigene Zahl einmal durch. Die Größenordnung überrascht die meisten.

Häufige Fragen zu Vakanzkosten