Die meisten Unternehmen sehen eine Absage nur als Ende des Bewerbungsprozesses.
Für den Kandidaten heißt es: Vielen Dank für Ihr Interesse – leider müssen wir Ihnen mitteilen … – und das war’s. Doch eine Absage ist mehr als nur eine Formalität. Sie entscheidet maßgeblich darüber, wie Bewerber dein Unternehmen wahrnehmen – und ob sie dir in Zukunft noch eine Chance geben.
Eine professionelle Absage ist kein lästiger Pflichtschritt, sondern eine Chance. Du kannst dein Employer Branding stärken, die Candidate Experience verbessern – und mit einem Talentpool Bewerber:innen sogar eine zweite Chance geben.
Warum gute Absagen so wichtig sind
Studien belegen: Die Art und Weise, wie du Absagen kommunizierst, wirkt sich direkt auf deine Reputation aus.
- 57 % der Bewerber:innen in Deutschland sind unzufrieden mit dem Bewerbungsprozess (Softgarden Candidate Experience Report).
- 91 % teilen ihre Erfahrungen mit Freunden, Familie oder online (Quelle).
- Schlechte Erfahrungen führen zu echten Verlusten: 24 % bewerten sogar deine Produkte oder Services schlechter (Quelle), 20 % wollen keine Kunden mehr sein.
Das bedeutet: Eine lieblos formulierte Absage wirkt weit über das Recruiting hinaus. Sie beeinflusst dein Image, deine Reichweite – und am Ende sogar deinen Umsatz.
Gute Absagen zahlen sich aus
Die gute Nachricht: Eine wertschätzende Absage kann genau das Gegenteil bewirken. Bewerber:innen, die sich fair behandelt fühlen, bleiben dir gewogen.
Wie wertschätzende Absagen deine Arbeitgebermarke stärken
- 83,9 % der Kandidat:innen bewerben sich erneut, wenn sie eine respektvolle Absage erhalten (Quelle).
- Bei schlechter Candidate Experience tun das nur 13,1 %.
- Wer positiv behandelt wird, empfiehlt dein Unternehmen weiter – auch ohne Jobangebot.
Mit anderen Worten: Jede Absage ist eine Chance, dein Arbeitgeberimage zu stärken und Bewerberbeziehungen langfristig zu sichern.
Genau hier setzt der Talentpool an. Anstatt Bewerber:innen endgültig zu verlieren, bietest du ihnen eine echte zweite Chance:
In deiner Absage-Mail platzierst du einen Link, über den Kandidat:innen sich mit wenigen Klicks in den Talentpool eintragen können.
Die Vorteile:
Für Bewerber:innen
- Sie fühlen sich wertgeschätzt, weil sie nicht einfach „weg“ sind, sondern eine echte zweite Chance bekommen.
- Ihr Profil ist nicht nur für dein Unternehmen sichtbar, sondern kann auch von anderen teilnehmenden Arbeitgebern und Recruitern gefunden werden – dadurch steigen ihre Chancen erheblich, einen neuen Job zu finden.
Für dich als Unternehmen
- Du erhältst kostenlosen Zugriff auf einen stetig wachsenden Pool qualifizierter Fachkräfte – gespeist aus den Absage-Mails vieler Unternehmen.
- Du findest Talente, die sich vielleicht gar nicht direkt bei dir beworben hätten, aber hervorragend passen.
- Alles ist DSGVO-konform: Kandidat:innen willigen selbst ein und entscheiden aktiv über ihre Daten.
So wird aus einer Absage eine Win-Win-Situation: Bewerber behalten dein Unternehmen positiv im Kopf, und du sicherst dir Zugang zu Talenten, die sonst verloren gegangen wären.
Best Practices für professionelle Absagen
- Schnelligkeit: Antworte zeitnah – langes Warten frustriert.
- Personalisierung: Verwende Name und Bezug zur Bewerbung.
- Transparenz: Erkläre kurz, warum es nicht geklappt hat.
- Wertschätzung: Bedanke dich für die investierte Zeit und Motivation.
Kleiner Unterschied, große Wirkung: Statt „Leider haben wir uns für andere Bewerber entschieden …“ besser:
„Vielen Dank für deine Bewerbung und dein Interesse an [Unternehmen]. Wir haben uns diesmal für einen anderen Weg entschieden – möchten dich aber herzlich einladen, Teil unseres Talentpools zu werden.“ (weiter unten im Artikel findest du übrigens Textvorschläge für Bewerber-Absagen)
Fazit
Absagen sind nicht das Ende, sondern können der Beginn einer langfristigen Beziehung sein. Studien zeigen klar: Wer Bewerber:innen wertschätzend behandelt, verbessert seine Candidate Experience, schützt seine Arbeitgebermarke – und steigert sogar seine Chancen auf zukünftige Bewerbungen.
Mit einem Talentpool gehst du noch einen Schritt weiter: Du nutzt Absagen als strategischen Hebel für dein Recruiting, senkst Kosten und gewinnst Zugang zu Fachkräften, die andere Unternehmen längst verloren haben.
Mach aus Absagen eine zweite Chance – und aus Kandidaten treue Fans deines Unternehmens.
Der Matchcrafters Talentpool ist genau für diese Situation entwickelt worden: Er verwandelt Absagen in eine zweite Chance und macht wertvolle Bewerberprofile für Unternehmen sichtbar. Als Frühstarter kannst Du kostenlos Partner werden und den Pool aktiv mitgestalten.
Textvorschläge für gute Absagen
1. Standard-Absage mit Talentpool-Einladung
Betreff: Vielen Dank für deine Bewerbung bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname],
vielen Dank für deine Bewerbung und dein Interesse an [Unternehmen]. Wir haben uns deine Unterlagen sorgfältig angesehen. Leider haben wir uns in diesem Auswahlprozess für einen anderen Weg entschieden.
Damit du aus dieser Absage dennoch einen Mehrwert ziehen kannst, möchten wir dir den externen Talentpool von Matchcrafters empfehlen. Dort kannst du dein Profil inkl. Lebenslauf hinterlegen und von verschiedenen Unternehmen kontaktiert werden – auch von uns, wenn künftig passende Stellen entstehen.
Hier geht’s zur Anmeldung: [Link Talentpool]
Vielen Dank für deine Zeit und dein Engagement. Wir wünschen dir für deine weitere berufliche Zukunft alles Gute und viel Erfolg!
Herzliche Grüße
[Name / Recruiting-Team]2. Schnelle Absage nach Erstprüfung
Betreff: Deine Bewerbung bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname],
vielen Dank für deine Bewerbung. Wir haben deine Unterlagen geprüft und müssen dir leider mitteilen, dass wir dich in diesem Verfahren nicht berücksichtigen können.
Uns ist klar, dass eine Absage nie angenehm ist. Deshalb möchten wir dir die Möglichkeit geben, dich im Matchcrafters Talentpool einzutragen. Dort wirst du für eine Vielzahl von Unternehmen sichtbar, die aktiv nach passenden Talenten suchen.
Hier kannst du dich eintragen: [Link Talentpool]
Alles Gute für deine nächsten Schritte!
Viele Grüße
[Name / Recruiting-Team]3. Wertschätzende Absage nach Bewerbungsgespräch
Betreff: Vielen Dank für das Gespräch bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname],
nochmals vielen Dank für das offene und spannende Gespräch. Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht, uns letztlich aber für einen anderen Kandidaten entschieden.
Uns ist es wichtig, dir zu zeigen, dass wir dein Profil sehr schätzen. Daher möchten wir dir die Chance geben, dich im Talentpool unseres Partners Matchcrafters einzutragen. Dort bleibst du sichtbar – nicht nur für uns, sondern auch für andere Unternehmen, die aktiv nach Fachkräften suchen.
Hier geht’s direkt zur Anmeldung: [Link Talentpool]
Wir wünschen dir alles Gute für deine nächsten Schritte und hoffen, bald wieder von dir zu hören.
Beste Grüße
[Name / Recruiting-Team]4. Absage mit besonderem Fokus auf Employer Branding
Betreff: Deine Bewerbung bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname],
danke, dass du dir Zeit genommen hast, dich bei uns zu bewerben. Leider hat es dieses Mal nicht ganz gepasst. Wir wissen aber sehr zu schätzen, dass du an uns als Arbeitgeber interessiert bist.
Damit wir dir dennoch eine Perspektive bieten können, laden wir dich ein, dich im Matchcrafters Talentpool einzutragen. Dieser wird von vielen Unternehmen genutzt, die regelmäßig spannende Stellen besetzen – und so bleibst du sichtbar für passende Möglichkeiten.
Jetzt in den Talentpool eintragen: [Link Talentpool]
Nochmals vielen Dank – und vielleicht klappt es ja beim nächsten Mal.
Viele Grüße
[Name / Recruiting-Team]5. Kurze, wertschätzende Absage
Betreff: Deine Bewerbung bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname],
auch wenn es diesmal nicht gepasst hat – deine Bewerbung war wertvoll!
Damit du weitere Chancen bekommst, möchten wir dir den Talentpool unseres Partners Matchcrafters empfehlen. Dort kannst du dich in wenigen Schritten registrieren und von verschiedenen Unternehmen entdeckt werden.
Hier geht’s direkt zur Anmeldung: [individueller Link]
Alles Gute und viel Erfolg für deine nächsten Schritte!
Herzliche Grüße
[Name / Recruiting-Team]